Sekolah humas, kegiatan yang diinisiasi Kementrian Sinergi Mahasiswa BEM Biologi UGM untuk humas-humas KMFB dilaksanakan pada Sabtu, 27 Maret 2021. Acara ini bertujuan memberi pemahaman mengenai bidang perhumasan kepada para humas KMFB agar lebih mengetahui tentang etika perhumasan, alur pengajuan surat, proposal, pengajuan pendanaan ke fakultas, potma dan instansi lain. Sekolah Humas ini di isi dengan pematerian yang dibawakan oleh tiga narasumber, yakni Ibu Rina Sri Kasiamdari S.Si.,Ph.D, selaku Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Biologi UGM, Bapak Fajar Sofyantoro, M.Sc.,Ph.D, selaku Unit Kemahasiswaan Fakultas Biologi UGM dan Bapak Sidiq Permana Putra S.Si.,M.Sc., selaku Humas Fakultas Biologi UGM. Acara dibuka pada pukul 15.30 WIB oleh moderator yaitu Inna Qoni’ata Shofia, staff muda Kementrian Sinergi Mahasiswa BEM Biologi.
Acara Sekolah Humas dimulai dengan pematerian dari Ibu Rina yang membawakan materi tentang peran humas dalam organisasi. Pada presentasi yang dibawakan, Bu Rina menyampaikan apa saja peran humas yakni meliputi peran sebagai pubilc relation yang menciptakan citra baik suatu organisasi dan menjalin relasi di lini massa yang lebih luas dan kompleks. Selain itu, humas bertugas menyampaikan informasi yang ada secara akurat dan aktual, meluruskan berita negatif yang dapat merusak citra organisasi, serta mengetahui isu-isu yang berkembang dan hangat diperbincangkan terutama mengenai organisasi yang dikelola. Bu Rina menekankan, humas adalah wajah dari suatu organisasi sehingga harus mampu menciptakan citra yang baik di khalayak umum. Bu Rina juga mengingatkan mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh para humas dalam mengajukan izin persuratan dan pengajuan pengesahan proposal. Humas harus memastikan surat pengantar dan proposal yang diajukan harus memiliki tujuan yang jelas, lengkap, dan tidak ada kesalahan penulisan. Proposal juga harus mencantumkan pembimbing kegiatan, data narasumber, dan keterangan isi RAB.
Pada pematerian kedua, dilanjutkan penyampaian materi dari narasumber kedua, Pak Fajar, yang menjelaskan mengenai SOP Kemahasiswaan. Narasumber menerangkan tentang prosedur yang harus ditempuh humas terkait pelaporan prestasi mahasiswa dan KS/Lembaga Kemasiswaan, pengajuan pendanaan kegiatan ke Fakultas Biologi UGM, serta prosedur peminjaman alat atau fasilitas fakultas. Diharapkan, dari penyampaian materi ini, bagi humas yang mengurus SOP tidak mengalami kekeliruan dan kesalahan kedepannya. Pak fajar menyampaikan, seringkali menemui kesalahan dimana humas dalam pengajuan permohonannya menggunakan email pribadi dan tidak resmi. Padahal sesuai yang dicantumkan pada prosedur, pengajuan harus selalu menggunakan email resmi Panitia/KS/Lembaga. Selain itu, Pak Fajar juga menyampaikan isi email harus padat, lengkap, dan tidak bertele-tele.
Pematerian yang ketiga, dilanjutkan oleh Pak Sidiq yang menyampaikan mengenai basic skills public relation. Pada materinya, Pak Sidiq menjelaskan seorang public relation atau humas harus memiliki kemampuan menulis yang baik. Hal ini berguna ketika membuat press release maupun narasi. Humas harus memiliki skill komunikasi yang lancar, karena ketika memperoleh informasi, ia harus menyampaikan informasi tersebut kepada orang lain atau anggota organisasi. Humas setidak-tidaknya bisa menguasai grafik desain, mampu mengambil dokumentasi, serta memiliki nertworking yang luas. Lebih jauh lagi, setiap humas harus memilki etika yang baik, yaitu mampu menjaga citra dan nama baik organisasi, menjaga hubungan baik dengan publik, menjaga perilaku dan sikap, menjaga cara berkomunikasi dengan publik, menjaga kerahasiaan perusahaan. Narasumber juga menambahkan mengenai tips menjadi humas yang tangguh, yakni dengan memilki kepercayaan diri yang tinggi, bersikap terbuka, cepat beradaptasi, bisa meng-handle organisasi, profesional, dan kreatif.
Setelah kegiatan pematerian oleh ketiga narasumber berakhir, dibuka sesi tanya jawab untuk peserta yang hadir menyampaikan pertanyaannya. Di sesi ini Bu Rina dan Pak fajar menjawab pertanyaan etika khusus untuk humas dari tiap narasumber. Baik Bu Rina maupun Pak Fajar menjawab etika yang harus dimiliki yakni harus memperhatikan waktu saat menghubungi narasumber. Waktu yang tepat adalah pada saat hari dan jam kerja, tidak boleh menghubungi saat akhirpekan maupun hari libur dan mengkonfirmasi kelonggaraan waktu terlebih dahulu kepada calon pembicara/pengisi acara sebelum meentukan waktu diselenggarakannya acara. Terlebih, apabila humas menghubungi Dekan Fakultas Biologi. Pihak yang menghubungi atau humas tidak boleh menentukan sendiri waktunya apalagi memaksakan. Pak Fajar juga menambahkan, harus mencantumkan keterangan peserta yang mengikuti dengan jelas pada setiap pengajuan surat. Pada sesi tanya jawab ini, narasumber juga menjawab pertanyaan mengenai fee pembicara yang mungkin harus dipersiapkan panitia dan pertanyaan prosedur pengiriman press release.
Di penghujung acara, ketiga narasumber menyampaikan pesan kepada seluruh peserta Sekolah Humas. Ketiga narasumber mengharapkan untuk humas agar dapat bisa menjalankan perannya dengan baik dan selalu semangat dalam bekerja.
