Sekolah humas merupakan salah satu program kerja dari Kementerian Humas dan Jaringan BEM Fakultas Biologi UGM untuk humas-humas KMFB yang dilaksanakan pada Sabtu, 26 Maret 2022. Acara ini bertujuan memberi pemahaman mengenai bidang perhumasan kepada humas KMFB agar lebih memahami mengenai etika perhumasan, alur pengajuan surat, proposal, pengajuan pendanaan ke fakultas, potma dan instansi lainnya. Sekolah Humas ini di isi dengan pematerian yang dibawakan oleh dua narasumber, yakni Ibu Rina Sri Kasiamdari S.Si., Ph.D, selaku Plt. Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas Biologi UGM dan Bapak Dr. Fajar Sofyantoro, selaku Unit Kemahasiswaan Fakultas Biologi UGM. Acara dibuka pada pukul 15.30 WIB oleh MC sekaligus Moderator yaitu Naely Muna Camelia sebagai salah satu staf muda dari Kementerian Humas dan Jaringan BEM Fakultas Biologi.
Acara Sekolah Humas dimulai dengan pematerian pertama yang disampaikan Ibu Rina. Materi yang disampaikan yaitu terkait peran dan tugas humas dalam organisasi, hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengajuan persuratan maupun proposal, serta etika dalam berkomunikasi baik dengan fakultas, dosen, maupun tenaga kependidikan. Pada presentasi yang dibawakan, Bu Rina menyampaikan peran humas sebagai public relation yang menciptakan citra baik suatu organisasi dan menjalin relasi di linimasa yang lebih luas dan kompleks. Selain itu, humas bertugas menyampaikan informasi yang ada secara akurat dan aktual, meluruskan berita negatif yang dapat merusak citra organisasi, serta mengetahui isu-isu yang berkembang dan hangat diperbincangkan terutama mengenai organisasi yang dikelola. Bu Rina juga menekankan, bahwa humas juga menjadi bagian dari strategi marketing dan ikut mempromosikan organisasi dan kegiatan di dalamnya. Ketika terlibat dalam sebuah kegiatan, humas juga harus bisa membawa brand organisasi yang akan menambah citra baik organisasi sekaligus mengenalkan organisasi tersebut kepada masyarakat luas. Bu Rina juga mengingatkan mengenai beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh para humas dalam mengajukan izin persuratan dan pengajuan pengesahan proposal. Humas harus memastikan surat pengantar dan proposal yang diajukan harus memiliki tujuan yang jelas, lengkap, dan tidak ada kesalahan penulisan. Proposal juga harus mencantumkan pembimbing kegiatan, data narasumber, dan keterangan isi RAB. Terakhir, Bu Rina menyampaikan etika dalam menghubungi pimpinan fakultas, dosen, dan tenaga kependidikan diantaranya mengucapkan salam, memperkenalkan diri dan menyampaikan keperluan dengan jelas dan sopan, menjawab dengan sopan, serta yang paling penting adalah mengetahui waktu saat berkomunikasi,
Pematerian selanjutnya disampaikan oleh narasumber kedua yaitu Bapak Fajar. Melalui pematerian ini, beliau menjelaskan mengenai SOP Kemahasiswaan, diantaranya tentang prosedur yang harus ditempuh terkait pelaporan prestasi mahasiswa dan KS/Lembaga Kemahasiswaan, pengajuan pendanaan kegiatan mahasiswa dan KS/Lembaga ke Fakultas Biologi UGM, permohonan pendanaan ke POTMA, prosedur peminjaman alat atau fasilitas fakultas, pembuatan surat tugas untuk kompetisi, serta permohonan tanda tangan WD AKM untuk sertifikat. Melalui penyampaian materi ini, diharapkan mahasiswa khususnya humas yang mengurus SOP tidak mengalami kekeliruan dan kesalahan kedepannya. Bapak Fajar juga menyampaikan bahwa masih seringkali menemui kesalahan dimana humas panitia maupun KS/Lembaga dalam pengajuan permohonan masih menggunakan email pribadi dan tidak resmi. Hal ini tentu kurang sesuai dengan SOP bahwa pengajuan harus selalu menggunakan email resmi dari Panitia/KS/Lembaga. Komponen surat, TOR, maupun proposal yang akan diajukan juga harus dipastikan sesuai dengan ketentuan, tidak terdapat kesalahan dalam menuliskan nama Dosen maupun Pembina. Selain itu, Bapak Fajar juga menyampaikan bahwa isi email harus jelas, padat, lengkap, dan tidak bertele-tele sesuai dengan SOP yang telah disampaikan.
Selain sesi pematerian, terdapat sesi tanya jawab yang ditujukan untuk seluruh peserta yang hadir. Pada sesi ini, Bu Rina menjawab pertanyaan mengenai cara meningkatkan citra yakni dengan memperluas jaringan tidak hanya dari media sosial saja. Kedua, humas juga harus didukung sarana dan prasarana lengkap seperti email KS/Lembaga. Setiap menghubungi pihak kaprodi, KS/Lembaga menggunakan email resmi organisasi, ketika pergantian pengurus harus membagi sandinya pada pengurus penggantinya untuk mengakses email resmi organisasi. Kemudian Bapak Fajar Berapa menjawab pertanyaan mengenai berapa hari yang ideal dalam mengajukan persuratan sebelum pelaksanaan kegiatan, yakni maksimal 7 hari kerja sebelum kegiatan agar ketika ada revisi masih ada waktu untuk memperbaiki kesalahan. Untuk kegiatan persuratan dari KS/Lembaga, sebaiknya dilakukan melalui email tetapi follow up dapat dilakukan melalui WA agar dapat menjadi arsip kemahasiswaan.
Sebelum acara ditutup, diadakan sesi kuis yang interaktif melalui quizizz. Para peserta Sekolah Humas menjawab soal kuis sebanyak 15 soal. Soal kuis dibuat dari materi yang akan disampaikan oleh Bu Rina dan Pak Fajar. Pada akhir kuis, diambil dua pemenang teratas yang akan memperoleh doorprize dari pihak panitia. Pada penghujung acara, moderator menyampaikan rangkuman mengenai pematerian Sekolah Humas. Acara kemudian ditutup dengan doa. [IWI]
